مجله اینترنتی روزساز روزتان را با روزساز بسازید، مطالب خواندنی و مفید در موضوعات مختلف
این جمله که «اگر موفق به برنامه‌ریزی نشدید، در حقیقت برای شکست برنامه‌ریزی کرده‌اید » بسیار درست است. بدون برنامه، مدیران با خطاها، اتلاف‌ها و تاخیر مواجه می‌شوند. از سوی دیگر، یک برنامه‌ریزی خوب همراه با هدف‌های هوشمند به مدیر کمک می‌کند تا منابع و فعالیت‌ها را به طور کارآمد و مؤثر برای دستیابی به اهداف سازماندهی کند. برنامه‌ریزی مزایای بی‌شماری دارد که در این مطلب به چند نمونه از مهم‌ترین آنها می‌پردازیم.
۱. سازمان را جهت‌دهی می‌کند
بدون برنامه‌ریزی و هدف، سازمان‌ها صرفاً به رویدادهای روزانه واکنش نشان می‌دهند بدون اینکه بدانند در درازمدت چه اتفاقی قرار است بیفتد. به عنوان مثال، راه‌حلی که در کوتاه‌مدت جواب می‌دهد، همیشه در بلندمدت منطقی نیست و ممکن است اثرات جانبی یا حتی بزرگتری در آینده داشته باشند. برنامه‌ها از منحرف شدن کارها جلوگیری می‌کنند و اطمینان می‌دهند که تلاش‌های کوتاه‌مدت از اهداف آینده پشتیبانی می‌کنند و با آن هماهنگ می‌شوند.
۲. پایه‌ای برای کار گروهی ایجاد می‌کند
گروه‌های مختلف نمی‌توانند به طور موثر در پروژه‌های مشترک بدون برنامه یکپارچه همکاری کنند.برای مثال: لوله‌کش‌ها، نجارها و برق‌کاران نمی‌توانند خانه‌ای بدون نقشه بسازند. علاوه بر این، فعالیت‌های نظامی مستلزم هماهنگی بین واحدهای ارتش، نیروی دریایی و نیروی هوایی است.
۳. توجه را بر اهداف و نتایج متمرکز می‌کند
برنامه‌ها باعث می‌شوند تا افرادی که آنها را اجرا می‌کنند بر روی نتایج پیش‌بینی‌شده متمرکز شوند. علاوه بر این، توجه به هدف باعث ایجاد انگیزه در کارکنان نیز می‌شود.
۴. به پیش‌بینی مشکلات و کنار آمدن با تغییرات کمک می‌کند
هنگامی که مدیریت برنامه‌ریزی می‌کند، می‌تواند به پیش‌بینی مشکلات آینده و ایجاد هرگونه تغییر ضروری برای جلوگیری از آنها کمک کند. البته رخدادهای غیرمنتظره – مانند چهار برابر شدن قیمت نفت در سال ۱۹۷۳ – همیشه می‌توانند سازمان‌ها را دچار مشکل کنند، اما پیش‌بینی بسیاری از تغییرات آسان‌تر است. برنامه‌ریزی برای این مشکلات احتمالی به کاهش اشتباهات و همچنین به کاهش “رخدادهای غیرمنتظره” که به طور اجتناب‌ناپذیر رخ می‌دهد، کمک می‌کند.
۵. رهنمودهایی برای تصمیم‌گیری ارائه می‌دهد
تصمیمات آینده محور هستند. اگر مدیریت هیچ برنامه‌ای برای آینده نداشته باشد، دستورالعمل‌های کمی برای تصمیم‌گیری فعلی خواهد داشت. اگر شرکتی بداند که می‌خواهد محصول جدیدی را در سه سال آینده معرفی کند؛ مدیریت آن شرکت باید حواسش به تصمیماتی که اکنون و در این بازه‌ی سه ساله می‌گیرد، باشد. برنامه‌ها به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا دیدگاهی کوتاه‌مدت به کارها و تصمیماتشان نداشته باشند. علاوه بر آن باعث می‌شود تصمیماتشان را با دید بلندمدت و با آینده‌نگری بگیرند و عمل کنند.
۶. به عنوان یک پیش‌نیاز برای به کارگیری سایر عملکردهای مدیریتی عمل می‌کند
برنامه‌ریزی یک پیش‌نیاز اولیه است؛ زیرا مدیریت هرگز نمی‌تواند بدون دانستن اهداف و اینکه سازمان چه کارهایی را می‌خواهد انجام دهد، هوشمندانه کارهای مدیریتی دیگر را پیش ببرد و آنها را عملی کند. مدیریت ابتدا باید از اهداف سازمان آگاه باشد سپس با توجه به اهداف موردنظر برنامه‌ای برای دستیابی به آن اهداف بچیند.
برنامه‌ریزی شما را در رسیدن به اهدافتان راهنمایی می‌کند، درست مانند یک نقشه که راه مقصد را به شما نشان می‌دهد. خوب است بدانید که امروزه با افزایش اهمیت برنامه‌ریزی، روش‌ها و ابزارهای بسیار زیادی برای برنامه‌ریزی به وجود آمده‌اند؛ با بهره‌گیری از ابزارهای مختلف برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی نه تنها برای زندگی شغلی شما راحت‌تر می‌شود بلکه برای برنامه‌ریزی زندگی روزمره‌‌ی شما نیز کاربرد دارد.
