مجله اینترنتی روزساز روزتان را با روزساز بسازید، مطالب خواندنی و مفید در موضوعات مختلف
کارمندان اداره‌ها افرادی هستند که دفاتر را به خوبی اداره می‌کنند. آن‌ها مسئولیت طیف گسترده‌ای از مهارت‌های لازم برای کارمند اداری را بر عهده دارند، از پاسخگویی به تلفن‌ها و خوشامدگویی به بازدیدکنندگان گرفته تا ثبت پرونده و پیگیری موجودی. کارمندان اداری ممکن است در هر تعداد از صنایع مختلف کار کنند، اما همه آن‌ها یک مورد مشترک دارند: آن‌ها وظایف خود را با توجه به کارایی و دقت انجام می‌دهند. کار آن‌ها برای موفقیت شرکت یا سازمانشان حیاتی است، بنابراین آن‌ها باید در هر کاری که انجام می‌دهند وظیفه‌شناس و کوشا باشند.
وظایف و مهارت‌های لازم برای کارمند اداری
کارمندان اداری معمولاً دارای طیف گسترده‌ای از مسئولیت‌ها هستند که می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- پردازش مدارک، پاسخگویی به تلفن‌ها و انجام سایر کارهای اصلی اداری مانند تشکیل پرونده یا خوشامدگویی به بازدیدکنندگان
- تشکیل پرونده و نگه‌داری سوابق برای هر مشتری مطابق با استانداردهای شرکت
- پردازش پرداخت‌ها یا صورتحساب مشتریان برای خدمات ارائه شده، پیگیری مانده حساب‌های دریافتنی
- ارائه پشتیبانی اداری به سرپرستان، مدیران یا سایر کارمندان دفتر
- به روز رسانی برنامه‌های نرم‌افزاری و پایگاه‌های داده کامپیوتری با اطلاعات جدید
- برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها و همچنین رزرو هتل
- نگه‌داری موجودی لوازم و تجهیزات اداری، سفارش لوازم در صورت نیاز
- رسیدگی به تماس‌های دریافتی، بررسی فوریت‌ها و انتقال آن‌ها به فرد مناسب
- وارد کردن داده‌ها در پایگاه‌های داده مانند اطلاعات تماس مشتری و تاریخچه خرید
شرایط شغلی کارمند اداری
موارد زیر برخی از رایج‌ترین شرایط برای به دست آوردن موقعیت کارمند اداری است:
۱) تحصیلات
کارمندان اداری سطح ورودی معمولاً باید دارای مدرک دیپلم دبیرستان یا معادل آن باشند. برخی از شرکت‌ها ممکن است مدرک کاردانی یا گواهی مدیریت اداری یا مدیریت بازرگانی را ترجیح دهند. گذراندن کلاس‌های نرم‌افزارهای کامپیوتری مانند نرم افزار WORD و EXCEL نیز می‌تواند مفید باشد.
۲) آموزش و تجربه
کارمندان معمولاً در حین کار آموزش می‌بینند تا فرآیندها و رویه‌های خاص نقش خود را بیاموزند. آموزش ممکن است شامل یادگیری نرم‌افزار اداری، نحوه استفاده از تجهیزات اداری و نحوه سازماندهی فایل‌ها و کارهای اداری باشد. کارکنان اداری ممکن است در زمینه خدمات مشتری و مهارت‌های ارتباطی نیز آموزش ببینند.
۳) گواهی‌نامه‌ها و مجوزها
در حالی که لزوماً برای این نقش مورد نیاز نیست، گواهی‌نامه می‌تواند مدرکی دال بر مهارت‌ها و صلاحیت‌های یک کارمند را به کارفرما ارائه دهد. گواهی‌نامه‌های مختلفی برای کارمندان اداری وجود دارد که می‌تواند به افزایش پتانسیل درآمد آن‌ها کمک کند و آن‌ها را کاندیدای رقابتی‌تر برای موقعیت‌های جدید و پیشرفت کند.
مهارت‌های لازم برای کارمند اداری
کارمندان اداری برای موفقیت به مهارت‌های زیر نیاز دارند:
۱) مهارت‌های ارتباطی
مهارت‌های ارتباطی نیز در محل کار مهم هستند. ممکن است از شما خواسته شود که با همکاران، مشتریان و مدیران ارتباط برقرار کنید، بنابراین مهم است که بتوانید به طور موثر با آن‌ها صحبت کنید. می‌توانید از مهارت‌های ارتباطی خود برای پاسخ به تماس‌های تلفنی، ارسال ایمیل و نوشتن پیام استفاده کنید.
۲) توجه به جزئیات
توجه به جزئیات، توانایی مشاهده تغییرات و خطاهای کوچک است. این مهارت در کارهای اداری مهم است. زیرا تضمین می‌کند که همه کارها دقیق و کامل هستند. می‌توانید از توجه به جزئیات برای تصحیح اسناد، بررسی خطاها در صفحات گسترده و اطمینان از صحت همه اطلاعات استفاده کنید.
۳) تسلط به کامپیوتر
تسلط به کامپیوتر یک مهارت ضروری برای کارکنان اداری است. شما باید بتوانید از انواع برنامه‌های کامپیوتری از جمله نرم‌افزار WORD و نرم‌افزار EXCEL و نرم‌افزار پاورپوینت استفاده کنید. همچنین باید بتوانید در اینترنت جستجو کنید و ایمیل ارسال کنید.
۴) مهارت‌های سازمانی
مهارت‌های سازمانی نیز در شغل اداری مهم است. شما ممکن است مسئول پیگیری چندین فایل، نگه‌داری تقویم از تاریخ‌های مهم و پیگیری مکاتبات شرکت خود باشید. منظم بودن می‌تواند به شما کمک کند کار خود را به نحو احسن انجام دهید و محل کار خود را به خوبی اداره کنید.
۵) کار تیمی
کار در یک دفتر اغلب به معنای کار با یک تیم است. شما ممکن است بخشی از تیمی باشید که پروژه‌ای را مدیریت می‌کند یا تیمی باشید که با هم کار می‌کنند تا وظایف مختلفی را انجام دهند. صرف نظر از نوع تیمی که با آن کار می‌کنید، داشتن مهارت‌های کار گروهی مهم است. این مهارت‌ها به شما این امکان را می‌دهد که با دیگران برای رسیدن به اهداف مشترک کار کنید و در صورت نیاز به یکدیگر کمک کنید.
محیط کار برای کارمندان اداری
یک کارمند اداری معمولی یک میز در یک اتاق یا یک دفتر دارد. کار معمولاً روتین است و ساعات کار معمولاً از ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر است، اگر چه کمی تفاوت وجود دارد. کارمندان اداری معمولاً یک کامپیوتر، یک تلفن و یک میز دارند. آن‌ها همچنین ممکن است یک صندلی، یک چراغ رومیزی، یک کمد فایل و یک مانیتور و سیستم کامپیوتر داشته باشند.
اگر در زمینه‌های مختلف شغلی فعالیت می‌کنید و می‌خواهید اطلاعاتی در رابطه با اصول موفقیت بدست بیاورید تا در شغل خود حرفه‌ای شوید، مطالب ما را در دسته‌‌ی مهارت‌های کار و اصول موفقیت مطالعه کنید.
روندهای کاری جدید کارمندان اداری
در اینجا سه روند موثر بر نحوه کار کارکنان اداری آورده شده است. کارمندان اداری باید از این پیشرفت‌ها به روز بمانند تا مهارت‌های خود را مرتبط نگه‌دارند و مزیت رقابتی را در محل کار حفظ کنند.
کارمندان دورکار
ظهور کارمندان دورکار روندی است که به سرعت در دنیای تجارت محبوبیت پیدا می‌کند. این به دلیل مزایای زیادی است که ارائه می‌دهد، مانند کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری. از آن‌جایی که کسب و کارهای بیشتر و بیشتری سیاست‌های کار از راه دور را اتخاذ می‌کنند، کارکنان اداری باید بیاموزند که چگونه بدون حواس‌پرتی‌های معمول محیط اداری، سازنده باشند. این شامل یادگیری نحوه تمرکز بر روی وظایف، مدیریت موثر زمان و برقراری ارتباط آنلاین با همکاران و مشتریان است.
تمرکز بیشتر بر سلامتی
تمرکز بر سلامتی روندی است که در حال افزایش پذیرش در محل کار است. این به خاطر این واقعیت است که کارفرمایان به اهمیت فراهم کردن فرصت‌هایی برای بهبود سلامت و رفاه کارمندان پی برده‌اند. کارکنان اداری می‌توانند با دریافت گواهی‌نامه در انواع مختلف برنامه‌های سلامتی از این روند استفاده کنند. این می‌تواند شامل همه چیز باشد، از کلاس‌های یوگا و مدیتیشن تا مشاوره تغذیه و آموزش تناسب اندام. علاوه بر این، کارکنان اداری می‌توانند با ایجاد فرهنگ حمایت و تشویق، سلامتی را در دفاتر خود ارتقا دهند.
استفاده بیشتر از تکنولوژی
استفاده از فناوری در محیط کار با سرعت زیادی در حال رشد است. این منجر به افزایش تقاضا برای کارمندان اداری می‌شود که در استفاده از فناوری برای بهبود کارایی و بهره‌وری تخصص دارند. همان‌طور که تکنولوژی در محیط کار رواج بیشتری می‌یابد، کارکنان اداری باید یاد بگیرند که چگونه از آن به طور موثر استفاده کنند تا بتوانند رقابتی بمانند. این شامل یادگیری نحوه استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری، رسانه‌های اجتماعی و سایر فناوری‌هایی است که می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا کار را سریع‌تر و کارآمدتر انجام دهند.
یک پیشنهاد برای شما کارمند اداری:
اگر در زمینه‌ی خدمات کارمندی و اداری تجربه، تخصص و مهارت دارید، در کارسپاری ثبت نام کنید و به عنوان کارگیر با انجام سفارشات کار برای کارمندی و اداری از مهارت خود کسب درآمد کنید. همچنین می‌توانید در بخش آگهی‌های خدماتی کارسپاری برای مهارت و تخصص کارمندی و اداری به صورت رایگان و دائمی بدون تاریخ انقضاء، آگهی خدماتی ثبت و منتشر کنید. برای دیدن لیست آگهی‌های خدماتی کارمندی و اداری کلیک کنید.
اگر در زمینه‌ی کارمندی و اداری نیاز به دریافت خدمات دارید، می‌توانید کار خود را به صورت رایگان و خیلی ساده در کارسپاری سفارش دهید تا توسط افراد متخصص و ماهر، با کیفیت بالا و قیمت مناسب انجام شود.
